O licznych problemach związanych z zarządzaniem zdalnymi pracownikami już pisałem. Pora zatem, aby poszukać dobrych praktyk zapobiegającym powstawanie takich problemów lub też ograniczanie ich konsekwencji. A zatem dziesięć najlepszych, moim zdaniem, praktyk.
1. Po pierwsze zapewnijmy możliwie wiele kanałów komunikacji. Telefon, wideokonferencje, komunikatory, poczta elektroniczna. Każdy sposób jest dobry, byleby efektywnie z niego korzystać.
2. Kolejnym ważnym elementem efektywnej komunikacji jest częstotliwość. Rozmawiajmy tak często, jak to tylko możliwe. Zapewnijmy jednak regularność. Np. krótka rozmowa 15 minutowa codziennie, dłuższe podsumowanie tygodnia w piątek. Pamiętajmy, że ogromną rolę odgrywa tutaj regularność rozmów. Ta regularność daje poczucie bezpieczeństwa, zaufania, umożliwia rozwijanie bliższych relacji. Pamiętajmy jednak, aby umożliwić kontakt nie tylko w ściśle odmierzanych „dawkach”, bądźmy do dyspozycji także wtedy gdy będzie to po prostu potrzebne.
3. Komunikowanie się na odległość nie zastąpi bezpośrednich spotkań. Niezależnie od tego jak wysokiej rozdzielczości będzie kamera, jak wysokiej jakości będzie dźwięk, nie zastąpi to bezpośredniego kontaktu ludzkiego, uścisku dłoni. Zatem spotkajmy się gdy rozpoczynamy współpracę, kontynuujmy to tak często jak pozwalają na to warunki organizacyjne i geograficzne.
4. Zadbajmy o jakość kontaktów. Zadbajmy o to, aby informacje docierały do wszystkich w tym samym czasie, niezależnie od odległości. Przeciwdziałajmy poczuciu wykluczenia z zespołu. Postarajmy się stworzyć poczucie indywidualizmu w bezpośrednich kontaktach, rozmowy nie kogą dotyczyć tylko spraw służbowych. Gdy spotykamy się rano na korytarzu to rozmawiamy tylko o ostatnim projekcie? Zadbajmy o tą jakość szczególnie w sytuacjach szczególnych – święta, rocznice, itp. Pomyślmy o czymś wyjątkowym dla tych, którzy nie mogą uczestniczyć w wydarzeniach bezpośrednio.
5. Ważnym składnikiem kultury pracy zdalnej są właściwe standardy działania. Począwszy od jasnej i udokumentowanej wykładni zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, aż po standardy opisujące efekty prac, czy też wykorzystywane narzędzia. Musimy zadbać o interoperacyjność całego zespołu!
6. Kolejne zagadnienie to klarowność przekazywanych zadań i poleceń. Należy ich zweryfikować ich zrozumiałość, przedyskutować sposób realizacji.
7. Zadbać o informacje zwrotne. Zarówno te, dotyczące wyników pracy, jak i te uwagi dotyczące postawy, czy też pracy zespołowej. Pamiętajmy o zasadzie – chwalimy w obecności wszystkich, uwagi negatywne przekazujemy w cztery oczy/uszy. Nawet jeżeli uwagi są negatywne – starajmy się przekazać w sposób podkreślający pozytywne oczekiwania.
8. Zadbajmy o wspólne miejsce do wymiany informacji, np.wiki. Potrzebne jest zarówno miejsce do wymiany informacji nieformalnej, jak i przestrzeń na wspólne przedsięwzięcia. To tak potrzebna baza wiedzy, nie zawsze mająca charakter formalny.
9. Monitorujmy regularnie sposób wykonywania pracy, jak i wyniki tej pracy. Przekazujmy bezpośrednio ocenę wyników, nie pozostawiajmy niczego domysłom – bywają one zwodnicze.
10. Miejmy dla zdalnych pracowników czas – nie zawsze pracują w godzinach pracy, tematy wymagające naszej uważności zdarzają się o różnej porze dnia.