Lean daje wskazówki jak identyfikować marnotrawstwo, czy też niespójność z cyklem działania systemu jakim jest komórka organizacyjna. W oparciu o te przesłanki dokonujemy odpowiednich korekt, optymalizujemy działanie. Ale czy pomyśleliśmy co będzie nazajutrz, gdy nasz system zacznie działać optymalnie?
Nadmiarowość w systemach jest potrzebna po to, aby móc dostosować się do zmieniających się warunków działania. Nadmiarowość jest potrzebna, aby sprostać chwilowym, a często, rosnącym zapotrzebowaniem na działanie systemu. Czyż dobry inżynier projektuje most tylko biorąc pod uwagę wskazane w wytycznych obciążenie? Historia zna wiele spektakularnych katastrof, które wynikały z braku rozwagi w określeniu rzeczywistych warunkach działania. Zawsze kryje się tutaj pozorne niewykorzystanie systemu. Ta rezerwa jest jednak naszą polisą bezpieczeństwa.
W realnych warunkach mamy do czynienia z ludźmi. Najczęściej nie działających jak automaty, zwłaszcza w obszarze IT. Dobry menedżer wie, że niemożliwym jest wykorzystanie pracowników na 100%, co więcej każdego dnia poziom wykorzystania może się zmienić. Wpływ na to mieć będzie zarówno sam pracownik, jak i jego otoczenie. Wykonywana praca, w szczególności w service desk, wymaga indywidualizmu przy całej masowości obsługi. Indywidualizm zachowań pracowników wymaga od menedżera uwzględnienia tego faktu w swych planach. Zwiększanie obciążenia pracowników, coraz częstsze, będzie przynosiło negatywne skutki w przyszłości, często całkiem nieodległej.
Model działania w przypadku usług nie jest już tak prosty, jak w przypadku produkcji. Usługi mają charakter niematerialny, ich jakość jest w dużej mierze subiektywna (satysfakcja użytkownika), podmiotem wytwórczości jest działanie – nie materialny produkt, w coraz większym stopniu w wytwarzaniu usług uczestniczą sami klienci. Powstaje pytanie o adekwatność zastosowania modelu produkcyjnego do realnych działań związanych ze świadczeniem usług.
Zatem sięgając po metodyki lean wyobraźmy sobie pierwszy dzień optymalnego działania. Czy sprostamy wymaganiom kolejnego dnia, czy tak bardzo optymalny system będzie w stanie odpowiedzieć na nowe wymagania przeniesione o kolejnym poranku. Dotychczas korzystaliśmy z naszej „nie-optymalności” – czy optymalni będziemy w stanie realizować nowe wymagania?